Cách Viết Email Thông Báo Đổi Địa Chỉ Liên Lạc Cực Kỳ Chuyên Nghiệp
Một email thông báo thay đổi địa chỉ không chỉ đơn thuần là đưa ra thông tin mới, mà còn là cơ hội để bạn thể hiện sự chỉn chu và tôn trọng đối với mối quan hệ với khách hàng, đối tác. Hãy cùng JobAZ.org xây dựng sự tin tưởng từ những chi tiết nhỏ nhất.
1. Cấu trúc chuẩn của một email thông báo chuyên nghiệp
Để đảm bảo đối tác nhận được thông tin một cách tích cực và không bị nhầm lẫn với thư rác (Spam), email của bạn cần tuân thủ cấu trúc sau:
- Tiêu đề (Subject): Phải rõ ràng, trực diện. Ví dụ: [Thông báo] Thay đổi địa chỉ email liên hệ chính thức của [Tên của bạn].
- Lời chào: Trang trọng và phù hợp với mức độ thân thiết của mối quan hệ.
- Nội dung chính: Thông báo địa chỉ mới, ngày bắt đầu hiệu lực và lý do ngắn gọn (nhằm nâng cao chất lượng phục vụ).
- Lời kêu gọi (CTA): Nhắc họ cập nhật danh bạ để không bị gián đoạn liên lạc.
- Chữ ký chuyên nghiệp: Bao gồm đầy đủ thông tin liên hệ dự phòng như Số điện thoại hoặc LinkedIn.
Giao tiếp rõ ràng là nền tảng của sự chuyên nghiệp
2. Mẫu email thông báo sẵn có cho bạn
Dành cho Đối tác/Khách hàng (Trang trọng)
Tiêu đề: [Thông báo] Thay đổi địa chỉ email liên hệ chính thức - [Tên của bạn]
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Để chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc và phục vụ tốt hơn trong các dự án sắp tới, tôi xin thông báo về việc thay đổi địa chỉ email liên hệ chính thức như sau:
- Địa chỉ cũ: [Email cũ]@gmail.com
- Địa chỉ mới: [Email mới]@gmail.com
Địa chỉ này sẽ chính thức hoạt động từ ngày [Ngày/Tháng]. Rất mong Anh/Chị cập nhật thông tin để việc trao đổi luôn thông suốt. Trân trọng!
Dành cho Đồng nghiệp (Thân thiện)
Tiêu đề: [Cập nhật] Địa chỉ email mới của [Tên của bạn]
Chào mọi người, mình vừa nâng cấp địa chỉ email để thuận tiện hơn cho công việc từ xa. Từ nay hãy "find" mình qua: [Email mới]@gmail.com nhé. Email cũ vẫn sẽ hoạt động trong thời gian ngắn để chuyển tiếp thư, nhưng mọi người hãy lưu lại địa chỉ mới này ngay nhé! Cảm ơn cả nhà!
3. Mẹo nhỏ để chuyển đổi tinh tế
Để không ai bị "lạc mất" bạn, hãy áp dụng thêm 3 mẹo từ JobAZ.org:
- Cập nhật chữ ký email cũ: Trước 1 tháng khi chuyển hẳn, hãy thêm dòng thông báo địa chỉ mới vào chữ ký email cũ.
- Bật phản hồi tự động (Auto-reply): Thiết lập thông báo địa chỉ mới ngay khi có thư gửi đến hộp thư cũ.
- Đồng bộ mạng xã hội: Cập nhật thông tin trên LinkedIn và hồ sơ tuyển dụng để nhà tuyển dụng không gửi thư vào địa chỉ đã bỏ.
KIỂM TRA KIẾN THỨC
Câu 1: Tại sao tiêu đề cần bắt đầu bằng [Thông báo]?
👉 Đáp án: Để tăng tính quan trọng và tránh bị bộ lọc thư rác phân loại vào mục Spam.
Câu 2: Bạn nên làm gì với tài khoản cũ?
👉 Đáp án: Duy trì song song và bật auto-reply trong ít nhất 3-6 tháng để đối tác làm quen.
FAQ - Giải đáp nhanh cùng JobAZ.org
Q: Tôi có nên gửi email hàng loạt (CC) cho tất cả khách hàng không?
A: Tuyệt đối không. Hãy dùng tính năng BCC để bảo mật thông tin khách hàng, hoặc gửi riêng lẻ cho những đối tác quan trọng để thể hiện sự trân trọng.
Next Step: Bạn đã có địa chỉ email chuyên nghiệp theo tên riêng chưa? Nếu cần tư vấn cách đặt tên email ấn tượng để "ghi điểm" với nhà tuyển dụng, hãy để lại bình luận dưới bài viết này của JobAZ.org nhé!
Tuấn Nguyễn
